Une assistante médicale est un élément indispensable pour tout médecin désirant optimiser la gestion de son planning. Épaulé par sa secrétaire, il gagne en temps précieux pour se concentrer davantage au cœur de ses actes de soin. Or, un bon nombre de praticiens choisissent de recruter une salariée à temps partiel afin de mieux gérer leur budget. Certes, cela permet de réaliser quelques économies, mais ne peut pas être efficace pendant toute la journée. L’idéal est de trouver une alternative pour seconder la secrétaire médicale travaillant à mi-temps. Et ce, tout en assurant la meilleure organisation du travail et la bonne satisfaction des patients. Compter sur une télésecrétaire à distance vous permet de finir avec vos problèmes de débordement à l’absence de votre assistante interne.
Pourquoi les praticiens optent-ils pour le mi-temps ?
Selon une étude faite en 2014, sur 45 000 médecins dentistes libéraux, 1/3 travaillent avec une secrétaire à temps partiel*. Il faut savoir avant tout qu’il s’agit d’un contrat qui implique un nombre limité d’heures de travail, avec un minimum de 17 h/semaine. Pour cela, certains praticiens, au démarrage de leur activité, préfèrent opter pour le secrétariat à temps réduit. En effet, ce type de recrutement leur permet de réduire le coût salarial dont ils doivent s’acquitter chaque mois. De plus, ils s’assurent de la bonne gestion du cabinet et du bon accueil physique et téléphonique des patients. De leur côté, certaines secrétaires préfèrent exercer en temps partiel afin de profiter des heures libres de l’après-midi. Car par la nature de leur contrat, elles bénéficient d’un horaire compatible avec l’exercice d’un second emploi, le cas échéant.
Les avantages du contrat en temps partiel :
Recruter une secrétaire médicale à mi-temps évite à l’employeur d’investir dans les charges salariales et sociales de celle-ci. Par ailleurs, outre l’économie faite sur le salaire, il existe d’autres avantages liés aux conditions mêmes du travail. Nous parlons notamment de la flexibilité de l’assistante par rapport à la modularité de l’horaire en cas de besoin. La possibilité de travailler quelques heures complémentaires ou les samedis par exemple ! De même, de sa capacité d’effectuer des tâches multiples au quotidien. En effet, une secrétaire médicale est celle qui ouvre le cabinet et assure l’accueil des patients. Elle organise les rendez-vous, les ordonnances et les certificats à signer, assiste le praticien dans les consultations et les actes de soins. Mais à son absence, c’est le médecin qui doit pouvoir gérer toutes ces tâches en parallèle à son travail.
Quel salaire réserver pour une secrétaire médicale à mi-temps ?
En moyenne, le salaire d’une secrétaire médicale exerçant à temps partiel est de 21 450 euros par an. Soit un taux moyen de 11 euros par heure. Pour les débutantes, ce salaire est réduit à 16 452 €/an, alors qu’il peut grimper jusqu’à 25 350 €/an pour les plus expérimentées. En effet, certains praticiens ajustent la rémunération de leur assistante en fonction de son expérience dans le domaine. Pour certains d’autres, ils calculent le salaire en fonction d’un taux horaire convenu entre les deux parties. Soit une moyenne de 12,33 €/heure pour les cabinets de praticiens spécialistes (pédiatrie, rhumatologie, gynécologie, etc.).
En outre, l’État aide les médecins libéraux dans le recrutement d’une secrétaire à temps partiel ou complet. Et ce, afin de les libérer de certaines tâches et de leur permettre d’augmenter le nombre de leur patientèle. L’aide est régie par un contrat de 5 ans qui peut être renouvelable. Son montant peut atteindre les 18 000 € pour la 1re année.
Comment faire pour ne pas travailler en solo ?
Compter sur une secrétaire médicale pour une demi-journée allège certainement les charges du médecin quant à l’accueil physique et téléphonique des patients. Cela lui permet de consacrer plus de temps aux soins et au suivi des patients. Mais, que faire pour bien gérer le reste de la journée ? En particulier, pour la prise d’appels et de RDV et pour les sollicitations de dernière minute. Un médecin épaulé par une assistante qui travaille à temps partiel sera obligé de gérer seul son cabinet. Entre la mise à jour des dossiers médicaux, délivrance des tests d’analyse et actes de soins, il est difficile d’assurer la bonne qualité des prestations. Pour cela, il faut penser à une alternative qui prend en charge une partie de vos tâches administratives à l’absence de votre secrétaire interne.
Le télésecrétariat à distance : un complément avantageux
Médecins de tous les secteurs, vous vous obligez à exercer seul en dehors des heures de travail de votre assistante à temps partiel ? Vous êtes débordés par l’accueil de vos patients et vous ne trouvez pas le temps pour vous concentrer sur vos consultations ? La solution est dans la délégation de votre secrétariat à une société de permanence téléphonique médicale. Celle-ci couvre vos appels téléphoniques entrants d’une manière ponctuelle ou régulière. Elle mettra à votre disposition une secrétaire à distance qui vous assure un accueil téléphonique de qualité et organise votre agenda de rendez-vous. Guidée par vos consignes, elle saura gérer les demandes d’urgence et seconder parfaitement votre assistante à mi-temps.
Le plus intéressant est que vous aurez l’assurance d’une bonne coordination entre votre assistante et votre secrétaire virtuelle. La communication de ces deux dernières sera plus optimale grâce à l’agenda médical partagé en ligne. Cet outil vous permet de suivre toutes les modifications faites sur votre planning de la journée, de la semaine et du mois.
Pour élargir vos horaires d’accueil téléphonique :
Est-il suffisant de recevoir les appels de vos patients pendant les heures de travail de votre assistante à mi-temps ? Bien sûr que non, vous êtes en train de perdre un nombre important de patients qui appellent en dehors de ce créneau horaire. Alors, pour pallier ce problème, vous devez externaliser votre accueil téléphonique afin de bénéficier d’un télésecrétariat au-delà de vos heures d’ouverture classique. De cette manière, il n’y aura aucun risque de rater un seul appel entrant. Vos patients seront toujours accueillis par une secrétaire souriante et aimable qui répondra à leurs demandes variées. En effet, la disponibilité de votre ligne téléphonique en permanence est un facteur important dans la satisfaction de votre patientèle. Ainsi, le secrétariat à temps partiel et le télsecrétariat externalisé deviennent le duo gagnant pour votre cabinet.
*Source : Observatoire des métiers et des qualifications dans les professions libérales.