Vous êtes médecin et vous comptez beaucoup sur votre télésecrétaire médicale dans la gestion de votre agenda et l’organisation de vos rendez-vous ? Et pourtant, le problème d’absentéisme persiste et vous faites encore face à des patients qui ne viennent pas au cabinet comme prévu. En particulier, si vous êtes praticien spécialiste et que le délai de vos RDV est relativement long. Or, même les généralistes sont bien touchés par ce phénomène et se trouvent souvent avec des créneaux vides dans leur planning. Car, même pour les consultations planifiées un mois à l’avance, les patients oublient quand même leurs rendez-vous ! Voilà donc une contrainte qui fait perdre du temps, de l’argent et de l’efficacité dans l’organisation d’une journée de travail. Comment un professionnel de la santé pourrait-il alors garantir que ces patients soient ponctuels dans leurs RDV ?
Un SMS envoyé = un RDV honoré !
Le choix de déléguer votre secrétariat médical est une solution intéressante pour garantir une gestion plus optimale de votre cabinet. Et surtout, lorsqu’il s’agit de la planification des rendez-vous et de l’organisation de votre agenda en ligne. Cet outil pertinent vous facilite certainement la répartition de votre journée selon des créneaux adaptés à votre rythme de travail. Cela aide également votre assistante à distance à suivre vos consignes et le paramétrage que vous avez choisi pour votre calendrier partagé. De plus, elle aura l’avantage de consulter en temps réel les modifications que vous avez faites sur votre planning journalier. Cependant, cela demeure insuffisant ! Le phénomène d’absentéisme dans votre cabinet dépasse l’efficacité de votre télésecrétaire dans la gestion des RDV. L’idéal est de choisir l’option de rappel par SMS qui vous fera gagner en temps perdu.
Stop aux RDV lapins…
En externalisant votre télésecrétariat médical à un centre d’appels spécialisé, vous aurez l’opportunité d’activer le rappel par SMS. Votre assistante externe se charge de l’envoi d’un message au patient concerné la veille de son RDV. Bien évidemment, elle le personnalise à votre nom et selon vos préférences et consignes. Sinon, vous pouvez vous-même rédiger le texte du message que vous souhaitez envoyer à votre patientèle. Statistiquement, le nombre de vos rendez-vous lapins va chuter de 30 % dès la mise en place de cette option. De plus, vos patients apprécieront beaucoup cela, car, la plupart de ceux qui n’honore pas leurs RDV le font par oubli. Voilà donc un excellent moyen pour gagner le temps que vous perdez à attendre le patient qui ne vient pas. N’oublions pas qu’un RDV qui n’est pas honoré créé un trou dans votre agenda que votre secrétaire ne peut pas facilement combler.
Optimisez votre journée de travail :
Minimisez le taux d’absentéisme dans votre cabinet médical grâce à un simple rappel par SMS la veille des consultations. En effet, les rendez-vous ratés n’affectent pas uniquement la gestion de votre journée de travail. Ce manquement impacte aussi la santé du patient qui aurait dû être présent dans votre cabinet pour se soigner. Nous parlons notamment des personnes âgées, des porteurs de maladies chroniques et des enfants qui doivent surveiller toujours leur bien-être. Pour cela, en choisissant de les rappeler leur RDV par SMS, vous faites d’une pierre deux coups. D’abord, vous ajoutez de l’efficacité dans l’organisation de votre planning au quotidien. Ensuite, vous ajoutez de la qualité aux prestations que vous proposez à vos patients, et donc, vous garantissez leur satisfaction.
Pour des patients bien ciblés :
Savez-vous qu’avec l’option de rappel des RDV vous pouvez vous-même choisir les patients qui doivent recevoir des SMS de confirmation ? Cela signifie qu’avec le temps, vous pouvez anticiper la catégorie de patients qui ne viennent pas au cabinet dans la date et l’heure prévues. Suite à cela, vous transmettez à votre secrétaire à distance la liste de ceux auxquels elle doit envoyer des SMS de rappel. Vous pouvez par exemple cibler la tranche d’âge avancé et les patients qui travaillent la nuit et qui ont souvent l’habitude de reporter leur rendez-vous. Cela aidera beaucoup votre assistante médicale à remplacer rapidement les RDV annulés à l’avance. Et ce, en attribuant les créneaux devenus libres à ceux qui ont des demandes urgentes ou prioritaires.
Économisez en temps et en argent :
Donner la possibilité à vos patients de reporter un RDV en cas d’imprévu ne peut qu’optimiser votre relation avec eux. De plus, avec un simple SMS de rappel, vous leur montrez l’importance que vous accordez à leur état de santé. N’hésitez pas alors à booster la satisfaction de votre patientèle qui a son impact direct sur la notoriété de votre cabinet. Justement, un patient satisfait parlera de vous à 10 personnes qui peuvent vous contacter et développer votre activité professionnelle. Par ailleurs, en minimisant le taux d’absentéisme et d’annulation de RDV dans une journée de travail, vous permet de gagner du temps. Avec la confirmation par SMS, vous serez rassuré d’avoir informé tous vos patients de leur prochaine visite. Ainsi, il n’y aura plus de risque qu’ils ne viennent pas à votre cabinet et vous évitez les pertes financières qui résultent de ce manquement.