Avec un accueil téléphonique de qualité et des réponses rapides et personnalisées aux appels entrants, les entreprises développent leur portefeuille clients. Bien évidemment, un client satisfait par la joignabilité de votre ligne optimise la notoriété de votre société. Il y aura toujours un retour positif sur votre professionnalisme et sur l’importance que vous accordez à vos appelants. N’oublions pas que les appels téléphoniques sont monnaie courante pour se renseigner, prendre un RDV ou demander un service. Pour cela, votre habilité dans la réception d’appels et votre disponibilité en continu sont vos leviers de croissance. Et ce, quelle que soit la taille de votre entreprise.
La permanence téléphonique dans les entreprises, c’est quoi ?
Dans une entreprise, le télésecrétariat est une fonction essentielle pour le déroulement de l’activité professionnelle. C’est le premier point de contact avec le client et reflète la place qu’il occupe dans la stratégie de la société. En effet, un service axé sur la satisfaction des clients se base en premier lieu sur le bon accueil téléphonique. Nous parlons justement de plusieurs tâches réalisées par la secrétaire qui doit être bien formée sur son métier. Cela inclut :
- La prise des appels
- La découverte des besoins du client
- La réponse à ses attentes
- La prise de messages et de rendez-vous
- Le transfert des appels aux postes concernés
- Le traitement des urgences
- La prise des commandes
- La mise à disposition des informations utiles sur l’entreprise (horaires, services, honoraires, adresse, etc.)
Nous pouvons comprendre maintenant qu’il ne s’agit pas d’une fonction à prendre à la légère. Cela commence depuis le choix de la standardiste appropriée jusqu’au traitement efficace des besoins des interlocuteurs. De plus, le secrétariat téléphonique est plus efficace lorsqu’il assure la continuité de l’accueil en dehors des heures habituelles de travail.
Un levier de fidélisation et de satisfaction client :
La permanence téléphonique concerne les entreprises qui, par la nature de leur activité, doivent recevoir un grand nombre d’appels. Elles ne doivent pas pourtant laisser leurs interlocuteurs attendre sans réponse, même en cas de débordement. Car en pratique, c’est la disponibilité du standard et la capacité de gérer un nombre important d’appels qui fait la différence. Toutefois, les clients sont souvent habitués à des lignes surchargées et à une secrétaire débordée par plusieurs tâches administratives. Les réponses au téléphone viennent après de longues attentes, elles sont froides et souvent mal appropriées. Pour cela, vos appelants vont réellement apprécier le fait de mettre à leur disposition un service d’accueil téléphonique fiable et professionnel. Cela va être un vrai atout pour se distinguer de la concurrence et gagner la confiance et la satisfaction de votre clientèle.
Pourquoi faut-il penser à l’externalisation ?
Il n’est pas rare de devoir appeler à plusieurs reprises afin de pouvoir joindre le standard téléphonique d’une entreprise. Aussi, de rester en musique d’attente ou en musique de pré décroché jusqu’à ce que la secrétaire reprenne l’appel ou décroche. Ces conditions font fuir les clients qui cherchent naturellement une secrétaire disponible au bout du fil pour les accueillir. Alors, afin de ne pas envoyer vos clients vers les concurrents, la solution est de déléguer votre permanence téléphonique à des experts. Il s’agit d’une entreprise spécialisée dans la réception d’appels et la gestion d’agenda. Guidée par vos consignes et instructions de travail, elle mettra à votre disposition une standardiste virtuelle bien formée sur votre métier. Elle maîtrise les techniques d’accueil téléphonique et saura vous apporter des solutions efficaces en cas de débordement. De plus, vous pouvez compter sur elle d’une manière occasionnelle ou permanente, selon vos besoins.
Un levier de développement efficace pour votre entreprise :
Ayez toujours le reflexe d’améliorer votre permanence téléphonique et d’élargir vos horaires de réception téléphonique. Accueillir vos clients en dehors des heures de travail classiques est un véritable avantage qui vous permettra de ne manquer aucun appel. En effet, vous décidez vous-mêmes des plages horaires de votre secrétariat personnalisé. Vous pouvez par exemple choisir de recevoir les appels la nuit, pendant les congés, les jours fériés, les pauses déjeuner et les fermetures de vos locaux. Et si nécessaire, vous pouvez également jouir de services d’astreinte téléphonique de qualité. De plus, vous n’aurez pas besoin de former un personnel dédié ou d’investir dans le matériel requis. En externalisant votre standard, vous allez bénéficier d’une secrétaire à distance qui respecte vos consignes de réception et de transfert d’appels. Elle pourra même collaborer parfaitement avec votre secrétaire interne pour une meilleure gestion de vos plannings.