Quand il s’agit d’avoir une secrétaire téléphonique dans un cabinet médical, les praticiens ont l’habitude de recruter une assistante interne. Celle-ci s’occupe de l’accueil physique des patients, organise les RDV, gère les dossiers médicaux et assiste le médecin pendant les consultations. Toutefois, afin d’accomplir toutes ces missions avec professionnalisme et efficacité, votre secrétaire néglige souvent la qualité du standard téléphonique. Par contre, le téléphone est un canal de contact très important dans le domaine de la santé. Il facilite la communication entre les patients et leur médecin traitant, notamment pour la prise de RDV et la gestion des urgences. Pour cela, avoir une assistante qui n’arrive pas à traiter rapidement les demandes par téléphone nuit à la notoriété de votre cabinet. Il vaut mieux dans ce cas opter pour une alternative pratique et économique. Choisissez le télésecrétariat externalisé, vous allez rapidement constater la différence…
Le secrétariat médical, c’est vital pour les praticiens
Entre consultations à domicile et au cabinet, comptes rendus, certificats médicaux et interventions en urgence, un médecin est toujours débordé. Du coup, il réserve chaque créneau de son planning journaliser pour un acte précis. Alors, qui s’occupe des patients en dehors de la salle des soins ? C’est justement l’assistante interne qui les prend en charge, depuis l’accueil téléphonique et physique jusqu’au traitement complet de leur demande. Comme nous pouvons le constater, toutes ces tâches prennent beaucoup de temps et ne peuvent pas être accomplies par le médecin. C’est pourquoi le recours au secrétariat est vital dans le secteur médical. Pareil à une secrétaire classique dans une entreprise, celle-ci assure la gestion et l’organisation du cabinet. C’est le seul intermédiaire entre le médecin et ses patients. Pour cela, la qualité des prestations qu’elle fournit doit être similaire à celle des soins assurés par le professionnel.
Afin de se débarrasser des tâches chronophages :
Exerçant en libéral dans le domaine de la santé, vous ne pouvez pas gérer seul toutes les tâches de votre cabinet. L’intervention d’une secrétaire médicale devient une exigence professionnelle pour garantir l’efficacité de votre travail au quotidien. Celle-ci prend en main toutes les fonctions administratives à votre place et vous fera gagner en temps précieux. Ainsi, vous ne répondez plus au téléphone, vous n’assurez plus à la prise de RDV, ni la saisie des ordonnances médicales. Vous serez alors beaucoup plus libre pour vous concentrer sur vos patients et pour les soigner. Or, étant nécessaire de libérer une partie importante de votre temps, vous devez choisir votre assistante interne avec minutie. Sachez alors que vous avez aussi l’alternative de choisir une solution rapide et économique : la secrétaire externe.
Le plus du télésecrétariat externalisé ?
Le secrétariat téléphonique externalisé est tout simplement le service réalisé par une secrétaire interne, mais à distance. Il se distingue par sa qualité, son efficacité et professionnalisme dans la gestion de ces mêmes tâches. De plus, il s’agit d’une solution pratique pour les petits cabinets qui n’incluent pas un espace important pour y mettre le bureau d’une secrétaire. L’idéal est de minimiser l’encombrement dans votre salle d’attente et d’externaliser cette fonction à une entreprise de permanence téléphonique médicale. Plus besoin d’avoir un bureau, des équipements et des logiciels dédiés pour votre assistante médicale. Le tout est pris en charge par la société du télésecrétariat à distance. En outre, vous allez réaliser de sacrées économies, car vous n’allez plus payer un salaire fixe à votre secrétaire. Vous allez vous acquitter uniquement d’une facture proportionnelle au nombre d’appels traités réellement au nom de votre cabinet.
Restez à l’écoute de vos patients, même pendant vos absences !
Vous êtes en déplacement, en séminaire, en pleine consultation à domicile ou en pause déjeuner, vous pouvez continuer à recevoir les appels de vos patients. Ces derniers ne vont plus être accueillis par votre répondeur. Ils ne vont plus également aller chercher un autre médecin parce que vous êtes absent et qu’ils ne trouvent pas de solutions pour vous joindre. Avec un service de télésecrétariat à distance, vous avez la solution pratique à tous ces problèmes. Justement, c’est votre secrétaire virtuelle qui couvre désormais tous vos appels entrants et traite les demandes de vos patients. Elle les renseigne sur vos horaires d’ouvertures et vos créneaux de disponibilité. Ensuite, elle vous transmet les sollicitations urgentes et suivra vos consignes dans la gestion des demandes prioritaires. Alors, pour garantir la permanence et la joignabilité de votre accueil téléphonique sur une large plage horaire, optez pour l’externalisation de votre secrétariat.
Renforcez la satisfaction de votre patientèle :
Travailler avec une télésecrétaire virtuelle renforce votre relation avec les patients à travers des réponses rapides et adaptées à leurs attentes. Expérimentée dans votre spécialité médicale, aimable et bien formée, elle saura instaurer un climat de confiance et d’empathie. En trouvant un interlocuteur toujours disponible au bout du fil, vos patients se sentiront les bienvenus. Ils se rendent compte de l’importance que vous accordez à leurs inquiétudes concernant leur état de santé ou celui de leurs proches. Étant toujours disponible, vous leur facilitez beaucoup la vie. Vous leur évitez de se déplacer en cabinet afin de vous faire part de leurs demandes.
Dans la même idée, en collaborant avec une entreprise de secrétariat médical à distance, vous aurez l’assurance de ne plus rater un appel. Grâce aux logiciels innovants et modernes, votre secrétaire externe est capable de gérer jusqu’à 4 appels simultanés. Fini les longues mises en attente qui font beaucoup ennuyer vos appelants et impacte négativement votre relation.