Le métier de médecin est toujours synonyme de traitement des situations urgentes et d’intervention rapide pour soulager tout problème de santé. Mais, bien que les praticiens s’engagent vraiment dans la réponse aux attentes des patients, la bonne gestion de leur agenda demeure un véritable enjeu. Nous ne parlons pas uniquement de la répartition des RDV, mais aussi, de la réponse aux sollicitations de dernière minute ! En vérité, les professionnels de santé trouvent du mal à planifier des créneaux pour les consultations dites libres ou imprévisibles… Sauf que les patients souhaitent toujours avoir un accès plus facile aux actes de soins, avec et parfois sans rendez-vous. Découvrez donc nos solutions pour mieux gérer ces urgences et consultations non-programmées.
Pensez à élargir vos horaires de soins :
La non-disponibilité des médecins tôt le matin après deux jours de fermeture le week-end est un véritable problème pour les patients. Ces derniers sont obligés d’appeler le lundi à plusieurs reprises pour pouvoir joindre la ligne téléphonique surchargée de leur médecin traitant. Aussi, pour ceux qui ne sont disponibles que tard le soir ou en fin d’après-midi et qui ne peuvent même pas avoir un RDV. Et ce, par ce que la secrétaire médicale travaille sur une plage horaire limitée et que le praticien n’a pas encore pensé à la permanence téléphonique ! Par contre, la solution est beaucoup plus simple.
En tant que professionnel de la santé, vous devez offrir à vos patients des horaires d’ouverture plus large afin qu’ils puissent vous joindre. L’élargissement des horaires réservés à l’accueil téléphonique vous permet de vous adapter à leurs disponibilités. Ainsi, vous améliorez la joignabilité de votre ligne téléphonique et vous évitez les visites imprévues dans votre cabinet.
Que faire en pratique ?
Il suffit de déléguer votre réception d’appels à une entreprise spécialisée en permanence téléphonique médicale. Elle choisira pour vous une télésecrétaire formée dans votre domaine de spécialisation pour s’occuper de l’organisation de votre cabinet à distance. Selon vos instructions, elle travaille sur la plage horaire de votre choix et reçoit vos appels entrants pendant les fermetures. Nous parlons notamment des pauses déjeuner, des congés annuels, des jours fériés et pendant vos déplacements ou voyages. Votre secrétaire médicale externe fournie un accueil téléphonique personnalisé et permanent pour vos patients tout au long de la journée. Ces derniers bénéficient d’abord d’une joignabilité plus optimale pour vous appeler à tout moment. Ensuite, vous leur facilitez les prises de RDV, que cela soit pour les consultations urgentes ou moins prioritaires. Aussi, vous aurez l’assurance que votre télésecrétaire saura gérer toutes les situations avec courtoisie, amabilité et grande empathie.
Utilisez un agenda partagé en ligne :
Afin de répartir votre journée selon des créneaux disponibles pour tous les types de demandes, optez pour un agenda en ligne fiable et pratique. Cet outil vous permet de réserver une plage horaire précise pour chaque action demandée par vos patients. En particulier, pour les personnes âgées qui veulent venir tôt le matin ou bien en fin de journée. Vous devez également penser à ceux qui travaillent la nuit et leur réserver les derniers créneaux. Cela reste également vrai pour les demandes de consultations non programmées. Car comme nous le savons tous, personne ne peut éviter les imprévus de la santé. De cette manière, vous facilitez à votre secrétaire médicale la tâche d’organisation des RDV et vous garantissez la satisfaction de votre patientèle. Un planning bien réparti et facilement consultable par vous deux est un véritable atout pour gérer efficacement votre cabinet. Autrement, exercer sans organisation sera vraiment l’enfer.
Les points forts d’un calendrier collaboratif :
Accessible en ligne, votre agenda médical est consultable par votre secrétaire et même par vos clients. Très simplement, ces derniers peuvent voir les créneaux disponibles de votre cabinet sur toute la semaine. De cette manière, ils peuvent se réserver les plages qui s’adaptent avec leurs disponibilités. Plus la peine de se déplacer dans votre cabinet et de perturber votre planning par des visites de dernière minute. Car selon un sondage réalisé en ligne, 40,5 % des praticiens ne travaillent que sur des rendez-vous. Donc c’est le moment de vous faciliter la vie professionnelle. De plus, vous pouvez communiquer plus facilement avec votre assistante. Vous lui transférez instantanément vos consignes, vos changements d’horaires en cas d’exception et notamment vous suivez les actes qu’elle réalise. Justement, cet outil vous assure une traçabilité pour le suivi de votre programme de la journée, la semaine et le mois.
Grâce à l’option de paramétrage, vous configurez à l’avance votre agenda selon un canevas visible avec un code de couleurs de votre choix. Ceci est à suivre par votre secrétaire médicale pour les RDV de soins courts, 1re consultation, rencontre avec les délégués et pour les urgences. Donc, grâce à un calendrier collaboratif en ligne, vous évitez les visites libres. Et ce, tout en facilitant la prise de RDV urgents, soit par Internet ou par téléphone.