Dans l’hôtellerie comme dans la restauration, le ou la réceptionniste joue un rôle primordial dans l’optimisation de la relation client. Il s’agit du premier interlocuteur direct qui assure l’accueil téléphonique et l’information utile. Il a aussi une mission administrative dans la gestion des appels entrants et les réservations téléphoniques. Or, pour l’efficacité de ces actions multiples, il faut compter sur un personnel réellement qualifié et totalement disponible. Il doit faire preuve d’amabilité, de courtoisie et de grande patience devant les sollicitations et les moments de stress. Le succès de votre hôtel ou restaurant repose sans doute sur la qualité de votre réception téléphonique et physique… Donc, pensez maintenant à l’améliorer avec des alternatives pratiques et économiques.
Pour un premier contact réussi :
Votre accueil téléphonique est un élément déterminant dans l’image de votre hôtel ou restaurant. Dès les premiers mots, vous pouvez donner une impression positive sur la qualité de vos services et les compétences de votre personnel. Sachez que votre clientèle mesure votre professionnalisme en fonction de la disponibilité de votre ligne et l’écoute attentive de votre réceptionniste. Celle-ci qui va influencer votre relation commerciale future et fidéliser vos clients à long terme. Pour cela, vous devez savoir les clés de réussite de ce premier contact téléphonique. Il faut absolument disposer d’un professionnel d’accueil qui manifeste sa totale disponibilité pour écouter et répondre à toutes les attentes. Chaleureux, accueillant et dynamique, il doit laisser écouter son sourire à travers le téléphone. De cette manière, votre interlocuteur se sentira rassuré et désiré et c’est justement l’objectif que vous devez atteindre pour garantir sa satisfaction.
Finalement, nous vous conseillons d’avoir un message personnalisé de mise en attente. Il transmettra les informations utiles à vos interlocuteurs le temps que votre réceptionniste soit disponible pour les accueillir. Cela inclut vos horaires de travail, adresse, nouveautés et offres promotionnels.
Efficacité pendant les heures de débordement :
Qui dit hôtels et restaurants, dit des lignes téléphoniques toujours surchargées. Et pourtant, la disponibilité est de mise pour ne pas rater aucun appel et donc aucune opportunité pour conquérir de nouveaux clients. Car dans l’hôtellerie comme dans la restauration, perdre un appel c’est perdre un client. Mais, lorsque la personne qui répond au téléphone est bien celle qui accueille les clients, remplit leurs fiches personnelles et prends leurs commandes, l’efficacité laisse à désirer… Offrir un service de qualité sur place et par téléphone est une mission pas facile à accomplir. En particulier, pendant les heures de pic d’activité lorsqu’il faut gérer des appels simultanés avec le même professionnalisme. Pour cela, nous vous conseillons vivement de décharger votre personnel d’accueil de l’une de ses deux fonctions, celle de la prise d’appels par exemple. L’externalisation de cette tâche vous fera certainement gagner en efficacité, en temps précieux et aussi en argent.
Votre interlocuteur est toujours au bout du fil !
En délégant la réception d’appels de votre hôtel ou restaurant à une entreprise spécialisée dans le domaine, vous répondez à triple objectifs. D’abord, vous allez être rassurés de travailler avec une télésecrétaire aimable et bien formée. Elle sera toujours disponible pour le rôle d’accueil et d’information nécessaire aux clients qui appellent pour réserver par téléphone ou s’informer sur votre activité. Ensuite, elle va optimiser la qualité des services que vous proposez à votre clientèle et refléter une image positive sur l’importance que vous leur accordez. Finalement, elle augmentera vos chances de répondre d’une manière rapide et personnalisée à toutes les attentes. De cette manière, le nombre de vos réservations augmente et par conséquent vos bénéfices. Bien évidemment, vous pouvez guider votre secrétaire à distance à travers vos instructions et consignes qu’elle suivra à la lettre.
Comment sélectionner votre partenaire ?
Pour réaliser tous ces objectifs, vous devez bien choisir votre prestataire de services. C’est-à-dire la société de permanence externalisée vers laquelle vous allez transférer votre ligne téléphonique. En effet, collaborer avec une équipe professionnelle et sérieuse est le premier pas de réussite de votre réception d’appels. Pour cela, vous devez sélectionner un partenaire qui met à votre disposition une réceptionniste virtuelle aimable et formée en continu. N’oublions pas que le travail dans l’hôtellerie ou dans la restauration nécessite une connaissance parfaite de plusieurs langues. Et ce, afin de satisfaire vos clients internationaux et pouvoir décrypter leurs demandes. Elle doit savoir aussi vos habitudes de travail et synchroniser en temps réel avec votre équipe interne. En outre, grâce à l’externalisation de votre standard, vous pouvez élargir vos horaires de réception d’appels. Vous aurez donc le choix de travailler en permanence 24 h/24 et 7 j/7 au-delà de vos heures ouvrables classiques.