Les agences de voyages comptent beaucoup sur les centres d’appel externalisés afin de fournir un bon accueil téléphonique à leurs clients. Bien entendu, en tant que professionnel, vous êtes certainement conscient de l’importance des prises d’appels dans votre métier. C’est le premier maillon dans la relation de confiance que vous souhaitez bâtir avec votre clientèle. Pour cela, la croissance de votre business et le développement de votre chiffre d’affaires passe d’abord par votre standard. La solution de l’externalisation devient alors une alternative très intéressante qui vous permet de gérer efficacement vos appels entrants. De plus, vous bénéficiez de plusieurs avantages en termes de qualité, de temps, d’argent et de notoriété. L’accueil téléphonique externalisé dans le domaine du tourisme, cela vous concerne certainement.
Prise des appels dans les agences de voyages :
Pour un professionnel de voyages, l’accueil téléphonique, la gestion des appels en attente et le transfert des clients prioritaires sont des activités de tous les jours. Mais, ce n’est pas tout… Car, il doit également gérer son agenda de la manière la plus organisée, assister les clients pour l’obtention des visas et des billets, renseigner sur les vols et les promotions, etc. En effet, les voyageurs appellent aussi pour savoir les horaires d’ouverture de l’agence, les modalités de paiement, les frais d’obtention des « class VIP »… Ceci n’est pas du tout une profession facile, elle requiert un grand sens du relationnel et beaucoup de savoir-faire et de courtoisie.
Pour ces multiples raisons, nous vous conseillons vivement de faire appel à un call center spécialisé dans le domaine touristique. Il prendra entièrement en charge la tâche d’accueil téléphonique et vous permettra de minimiser vos charges. Ainsi, vous vous donnez l’opportunité de vous concentrer davantage sur votre métier en délégant votre ligne téléphonique à des professionnels.
Importance des réservations à distance :
Se déplacer vers une agence de voyages afin de se renseigner sur les vols ou sur les tarifs et les modalités de réservation, ceci n’est plus tendance ! Les voyageurs préfèrent plutôt appeler afin d’obtenir toutes les informations sans quitter leur maison ou lieu de travail. Pour cela, les lignes téléphoniques de ces agences sont souvent surchargées. Les clients ont souvent affaire à une secrétaire bien débordée et peu aimable pour répondre à leurs demandes. Ceci est naturel, car celle-ci est appelée à répondre à un grand nombre d’appels entrants en parallèle de ses autres tâches administratives. En particulier, la gestion d’agenda et des réservations. Et pourtant, la solution est simple…
Les agences de voyages peuvent compter sur un secrétariat à distance 100 % disponible pour découvrir et répondre aux attentes des clients. Des secrétaires externalisées bien formées qui assurent votre accueil téléphonique sur des plages horaires fixées à l’avance. Fini les problèmes de débordement et d’absence du personnel. Un tel choix est véritablement stratégique pour ajouter de l’organisation à la gestion de votre agence.
Accompagnement personnalisé des clients :
Vos clients vous appellent sans cesse pour se renseigner sur les modalités de réservation à distance ? Ils veulent tout savoir sur les délais d’obtention de visas, le paiement par carte bancaire, la possibilité de remboursement en cas d’imprévu… Ne laissez pas leurs appels sans réponse rapide et personnalisée. Assurez-leur un décroché téléphonique professionnel avant la 3e sonnerie et évitez les longues mises en attente. En effet, grâce à l’externalisation de votre standard, vos clients auront rapidement toutes les informations dont ils ont besoin. La disponibilité de l’hébergement, les tarifs, les promotions et les documents à fournir les intéressent beaucoup. Pour cela, vous devez mettre à leur disposition un interlocuteur bien formé qui connaît tout sur vos exigences de travail. Il saura les accompagner dans leur parcours de réservation à distance et les orienter vers les produits appropriés. Il vous aidera surtout à les satisfaire et fidéliser à long terme.
Quels avantages pour votre agence ?
Fournir un accueil téléphonique de qualité est un élément crucial dans votre activité, le saviez-vous ? En délégant cette fonction à des professionnels sympas et compétents, vous allez prendre soin de l’image de marque de votre agence. Justement, le téléphone étant le premier canal de contact avec les clients qui vous appellent et qui veulent obtenir des réponses rapides à leurs demandes. Côté efficacité, vous allez gagner en temps précieux puisque vous allez minimiser les tâches de votre équipe. Vous allez être rassuré de travailler avec des télésecrétaires expérimentées qui suivent vos consignes à la lettre. De même sur le plan financier, vous allez vous déchargez du salaire que vous devez accorder à votre secrétaire interne.
Votre prestataire de services facture ses prestations à la tâche en fonction des prises d’appels qu’il avait réellement réalisées. Pas de salaire fixe, pas de charges sociales ni frais liés à l’équipement dédié. N’oublions pas au final que la qualité optimale de votre prise d’appels augmente le nombre de vos clients et développe vos gains financiers.