Voulez-vous tout savoir sur les solutions personnalisées de PERMALYS en télésecrétariat et permanence téléphonique pour médecins, avocats et professionnels ? Découvrez nos réponses simples et pratiques sur les questions les plus fréquentes que vous pouvez nous poser.
Nos services de secrétariat téléphonique externalisé concernent tous les praticiens du secteur médical et paramédical ainsi que les avocats et cabinets juridiques. De même, les professionnels, les artisans, les PME, les grandes entreprises et les travailleurs indépendants peuvent profiter de notre expertise et savoir-faire. Nous respectons les consignes spécifiques de chaque client et nous lui proposons un accueil téléphonique adapté à ses exigences et critères.
Depuis la création de notre société, nous tenons à collaborer avec un personnel qualifié ayant l’expérience requise dans l’art de réception d’appels. Ensuite, nous lui assurons des formations en continu afin de consolider son savoir-faire. Ainsi, nous vous donnons l’assurance de travailler avec des secrétaires formées, courtoises et totalement disponibles pour votre permanence téléphonique. Elles sauront parfaitement répondre à toutes les attentes de vos clients selon la nature et les exigences de votre activité.
Avec PERMALYS, vous bénéficiez d’un système de tarification claire et simple. Votre facture est proportionnelle à l’utilisation de notre service d’accueil téléphonique externalisé. Cela signifie qu’en fin de chaque mois, vous payez uniquement les appels entrants décrochés et les appels qui vous seront transmis. Or, si un client décide de quitter pendant le temps du pré-décroché, cet appel ne sera pas facturé. Vous n’allez pas aussi vous acquitter d’un salaire ou d’une charge sociale en échange de nos services de secrétariat. De même, les frais d’équipement et du matériel requis pour cette tâche sont à notre compte.
Vous êtes médecin et vous ne pouvez plus gérer votre accueil téléphonique en parallèle des consultations et visites à domicile ? La solution est très simple. N’hésitez pas à nous envoyer votre demande pour jouir de tous les avantages de notre secrétariat médical. Nous vous répondons immédiatement avec un devis détaillé en fonction de vos besoins. Si vous acceptez notre offre, il suffit de nous faire part de vos consignes de travail et de nous laisser vous choisir la télésecrétaire dédiée. Aussi, nous mettons à votre disposition un numéro SDA afin de pouvoir transférer simplement votre ligne téléphonique à notre entreprise. Il suffit de composer sur votre téléphone *21*le numéro de PERMALYS# pour activer le transfert et #21# pour l’annuler.
Tout d’abord, vous allez transférer votre ligne téléphonique vers un numéro de téléphone SDA communiqué par notre call center. Et ce, sans changer le numéro de votre cabinet médical vers lequel appellent d’habitude vos patients. Ensuite, vous allez bénéficier d’un pré décroché personnalisé avec un message de bienvenue adapté. Notre secrétaire virtuelle répond d’une manière accueillante à vos appels entrants avant la 3e sonnerie. Elle gère les demandes de prise de rendez-vous et d’informations de votre patientèle. Bien formée sur le métier, elle saura gérer jusqu’à 4 appels téléphoniques simultanés avec professionnalisme et courtoisie.
Avec nous, vous aurez accès à un Agenda partagé. Elle vous permet de suivre en temps réel toutes les opérations faites par votre secrétaire à distance. Cela inclut la prise de RDV, les reports et/ou annulations, y compris les motifs de ces actions. Grâce à cet outil innovant et pratique, vous pouvez aussi consulter les rendez-vous pris par vos patients en ligne. Cela vous assure une grande souplesse quant au suivi de toutes ces activités d’une manière quotidienne. De plus, la fonction de messagerie interne dans votre agenda facilite votre communication en temps réel avec votre télésecrétaire.
Grâce à notre secrétariat externalisé, nous accueillons les appels entrants de vos clients sur la plage horaire que vous fixez. Pour cela, vous pouvez personnaliser votre formule selon vos besoins et vos disponibilités. Vous pouvez donc opter pour la permanence téléphonique pendant l’heure du déjeuner, les week-ends, les congés et les jours fériés. Justement, nos secrétaires à distance sont spécialement formées pour accueillir vos clients par téléphone lorsque vous êtes en déplacement, en séminaire ou en tribunal.
Absolument. Le grand avantage que pourra vous apporter une télésecrétaire externalisée c’est le fait de gérer plusieurs tâches en même temps. Elle assure la réception d’appels téléphoniques, le transfert des urgences selon vos instructions, la gestion d’agenda et la prise de messages. En option, elle peut confirmer et/ou rappeler les RDV aux clients par l’envoi de SMS et e-mail à votre nom. Si vous voulez, vous pouvez également nous envoyer le texte personnalisé de rappel que vous voulez envoyer aux personnes concernées. Nous vous proposons ce service optionnel sur simple demande de votre part.
Notre collaboration avec vous n’est pas soumise à un engagement dans le temps. Vous pouvez choisir librement de nous externaliser votre secrétariat téléphonique pour une durée bien déterminée. Cela pourrait être pour une semaine, un mois, pendant les congés ou tout au long de l’année. Au terme de notre engagement, nous sauvegardons vos données et vos consignes dans nos archives pour nous en servir ultérieurement, en cas de besoin. Donc, vous aurez la possibilité de renouveler la délégation de votre secrétariat juridique, médicale ou professionnelle à PERMALYS à tout moment. Nous garantissons une liberté totale d’actions pour tous nos clients.
Puisqu’à chaque professionnel sa méthode de travail, nous respectons à la lettre vos directives d’externalisation de réception d’appels. Aussi, pour les transferts, la prise de messages et la gestion d’agenda partagé. Il suffit de nous les indiquer par téléphone ou par e-mail. Vous pouvez également nous contacter si vous voulez modifier ou mettre ces consignes à jour. Votre télésecrétaire dédiée adaptera sa réponse aux besoins des clients selon vos disponibilités et vos instructions initiales et/ou mises à jour.
Bien évidemment, grâce à nos services de secrétariat à distance, vous serez assuré d’une prise d’appels en permanence et sans interruption. Non seulement vous n’allez pas perdre aucun contact. Mais, vous optimisez votre relation client avec des réponses adaptées à leurs demandes grâce à une secrétaire toujours disponible. Celle-ci saura gérer votre agenda de RDV lorsque vous êtes en réunion ou en déplacement. Et selon vos consignes, elle peut reporter ou annuler un ou plusieurs rendez-vous avec les clients. Des actions que vous pouvez suivre en temps réel à travers votre PC ou Smartphone.
PERMALYS vous propose des solutions intelligentes afin que votre client/patient ne s’ennuie pas en musique d’attente et ne risque pas de partir à la concurrence. Un pré-décroché se déclenche dès qu’il compose votre numéro ou après la 3e sonnerie avec un message de bienvenue. L’appelant patiente ainsi dans un cadre professionnel le temps que notre secrétaire décroche.
L’agenda collaboratif que nous mettons à votre disposition est un outil sécurisé qui préserve vos données personnelles. De même, les informations à caractère privé de vos clients, patients, partenaires, confrères et fournisseurs. Ensuite, nous protégeons l’accès à ces données avec un identifiant et un mot de passe. Aussi, c’est grâce à une connexion sécurisée « https » que nous vous garantissons totale protection contre le vol de vos données et celles de vos patients/clients.
Absolument pas ! Notre logiciel est compatible avec tous les types d’agendas en ligne (Google Agenda, CalDAV, Thunderbird, Outlook, iCal, Doctolib). Cela vous permet de continuer à travailler avec votre calendrier habituel sans aucun changement. De plus, nos équipes vous garantissent une synchronisation en temps réel avec votre outil de travail favoris.
Avec PERMALYS, vous bénéficiez d’un accès permanent à votre agenda, de n’importe quel endroit et là où vous soyez. Ensuite, c’est uniquement vous qui choisissez la trame de votre planning sur le jour, la semaine ou le mois. De plus, vous pouvez, à tout moment, modifier l’organisation et la répartition des créneaux de la journée en fonction de vos besoins. De même, les couleurs à appliquer à votre agenda.
Parmi les avantages de nos services de permanence téléphonique dédiée à tous les métiers est la gestion de débordement. En fait, nos secrétaires virtuelles sont toujours disponibles pour traiter les flux d’appels importants, d’une manière occasionnelle ou quotidienne. Stop aux lignes téléphoniques surchargées, les mises en attentes et les appels sans réponse. Nos équipes savent anticiper ce débordement et vous apporter des solutions efficaces pour satisfaire tous vos clients.