La gestion des appels entrants et des prises de rendez-vous dans un cabinet juridique est une tâche cruciale. Elle ne peut pas être prise à la légère, car elle présente la première image de qualité quant aux services proposés par l’avocat. Il s’agit d’un véritable défi d’assurer aux clients un accueil téléphonique personnalisé et permanent. La solution idéale est dans le fait de déléguer le télésecrétariat aux professionnels de prise d’appels réellement formés pour les cabinets d’avocats. Cela permet de répondre en continu à toutes les demandes d’informations et de RDV par téléphone. Découvrez alors avec nous ce que vous devez faire pour réussir votre challenge de secrétariat téléphonique en tant que professionnel juridique.
La qualité de votre accueil téléphonique :
La fonction de permanence téléphonique peut être externalisée à une télésecrétaire à distance. Un avocat peut alors en espérer plusieurs bénéfices, tant sur le plan financier qu’organisationnel. Bien évidemment, la gestion optimale des prises d’appels et de l’agenda des rendez-vous est très importante dans un cabinet juridique. Elle optimise la relation avec les clients et augmente la notoriété de l’avocat par rapport à ses concurrents. Un client bien accueilli au téléphone sera hypersatisfait du premier contact avec son professionnel juridique. Cela aide à le fidéliser à long terme et à conquérir de nouveaux clients. Notre premier conseil est alors de miser sur la qualité de votre accueil téléphonique. C’est un facteur essentiel de succès pour votre profession.
Un télésecrétariat en permanence :
La disponibilité et la joignabilité de votre ligne présentent aussi un élément très important pour un accueil téléphonique de qualité. Votre clientèle ne doit pas trop attendre en pré décroché ou trouver votre ligne toujours occupée. Une télésecrétaire bien formée dans la prise d’appels est toujours disponible pour répondre aux demandes de vos clients. Elle saura gérer un flux important d’appels entrants et de vous transférer les urgences en temps réel. Vous n’aurez plus désormais une seule demande d’informations ou de rendez-vous sans réponse personnalisée. De plus, en externalisant votre télésecrétariat, vous travaillez sur une plage horaire plus importante que votre horaire de travail classique. Vous pouvez même personnaliser votre offre en optant pour une permanence téléphonique complète pendant les congés, week-ends, heures du déjeuner et vacances.
Collaborer avec des professionnels !
N’hésitez pas à faire appel à une entreprise spécialisée dans l’accueil téléphonique afin de vous procurer un télésecrétariat de qualité. Profiter de l’expérience et de la formation requise des professionnels de prise d’appels est essentiel pour réussir cette tâche. Les télésecrétaires à distance ont toutes les compétences nécessaires pour gérer efficacement vos appels entrants, vos prises de messages et de rendez-vous. Ensuite, elles synchronisent parfaitement votre agenda en fonction de vos disponibilités et présences dans le cabinet. Cela vous garantit la gestion de plusieurs tâches en même temps et d’une manière hautement professionnelle. Or, en prise d’appels ou pour les autres tâches, la réussite du secrétariat téléphonique externalisé réside dans le choix du meilleur prestataire. Pour cela, nous vous conseillons de travailler uniquement avec une entreprise spécialisée.
Minimiser les charges…
Collaborer avec une télésecrétaire à distance c’est vous débarrasser de toutes les charges administratives de votre cabinet juridique. Cela vous évite d’être toujours débordé par l’accueil téléphonique des clients. Vous trouvez désormais le temps et l’énergie nécessaires afin de vous concentrer à votre métier d’avocat. En outre, le recrutement d’une secrétaire nécessite un salaire minimum, un temps de travail, un matériel requis, des congés payés, etc. Vous pouvez donc éviter toutes ces charges salariales, sociales et matérielles grâce à l’externalisation.
De plus, vous ne serez pas appelé à fournir une formation professionnelle pour votre télésecrétaire distance. L’entreprise avec laquelle vous allez collaborer sélectionne pour vous une télésecrétaire spécialisée dans votre domaine spécifique. De même pour le matériel de réception d’appels et de gestion d’agenda en ligne, ce n’est pas vous qui payez. Vous déboursez uniquement le temps alloué à vos appels pendant l’horaire que vous avez choisi. Un devis détaillé vous sera normalement remis avant tout engagement.